Et si vous aviez la possibilité d’optimiser votre productivité en automatisant certains processus ? C’est la promesse faite par les logiciels de Business process management (ou BPM).
Très efficace pour optimiser les processus chronologiques et monitorer les données, les logiciels BPM sont de précieux outils en entreprise. Dès leur installation, vous noterez des différences conséquentes. Accélération du traitement des informations, chute du taux d’erreurs, meilleur transfert des informations, … Bien choisi, un logiciel BPM est un réel coup de pouce pour les dirigeants.
Seulement, il y a un couac. Même si vous avez conscience des bienfaits d’un logiciel BPM, vous n’avez pas encore idée de la marche à suivre pour en sélectionner un. Heureusement que vos errances digitales vous ont conduites sur cette page…
1. Les fonctionnalités d’un bon outil BPM
Pour qu’un outil BPM apporte les résultats escomptés, il est nécessaire bien cerner les problèmes à résoudre. Avant de foncer vers un prestataire informatique, posez-vous les questions suivantes :
- pourquoi est-ce que vous avez besoin de cette solution ?
- quels sont les processus que vous désirez améliorer ?
Même si ce n’est pas l’étape la plus plaisante, surtout, ne la bâclez pas. En effet, c’est durant cette période que vous serez en mesure d’identifier les fonctionnalités prioritaires. En s’appuyant sur le logiciel bpm d’Axelor, il est ainsi possible d’identifier un certain nombre de fonctionnalités très intéressantes :
- la modélisation des processus métiers ;
- l’interface drag & drop ;
- la gestion multi supports ;
- l’application mobile ;
- etc.
Bien évidemment, la liste est loin d’être exhaustive. Extrêmement riche, ce logiciel BPM comprend toutes les options qu’il est possible d’imaginer. Attention cependant… Comme précisé pour haut, pour être sûr d’atteindre vos objectifs, il faut absolument circonscrire vos besoins réels.
2. Les capacités d’évolution proposé par un logiciel BPM
Le monde du travail évolue sans cesse, votre logiciel BPM se doit de faire de même.
C’est pourquoi il est crucial que votre solution logicielle BPM puisse évoluer sur trois plans différents :
- la technique, c’est-à-dire qu’il soit régulièrement mis à jour et des fonctionnalités plus récentes ;
- l’aspect métier, c’est-à-dire que les mises à jour ne doivent pas interrompre l’activité des utilisateurs ;
- l’organisation, plus précisément, il est nécessaire que la solution logicielle évolue en termes de management et de la gouvernance.
Ne restez pas concentré sur vos besoins présents. Sans trop extrapoler, songez à la croissance de votre entreprise et à son futur. Dans certains cas, il est même préférable de prendre une solution logicielle moins performante mais à fort potentiel évolutif.
3. Un logiciel BPM doit être simple d’utilisation
Il est impératif que le logiciel BPM soit facile à utiliser. N’oubliez pas que ce dernier sera utilisé par un grand nombre de vos collaborateurs. S’il est trop technique, il perdra ces derniers et son usage deviendra restrictif.
En parallèle, veillez à ce que le logiciel BPM s’intègre parfaitement à votre architecture actuelle. Entendez par là qu’il se mêle parfaitement aux logiciels existants ainsi qu’à votre base de données actuelle. En quelques clics, il doit vous permettre de réaliser le portage de toutes les données enregistrées.
Les meilleurs logiciels BPM sont ceux qui disposent d’une interface ergonomique, d’une interface intuitive et parfois même de mini formations inclues.
4. La possibilité de paramétrer facilement la plateforme BPM
Même si le logiciel BPM est installé par un technicien, au quotidien, ce sont les salariés qui se chargeront de sa manipulation. C’est pourquoi il est essentiel que la solution soit facile à paramétrer.
Imaginez un instant devoir contacter le service client à chaque fois que vous devez rajouter un élément à une séquence… En plus de perdre beaucoup de temps et de crédit téléphonique, vous serez fréquemment confronté à des accumulations de tâches.
Afin d’éviter une telle situation, le plus simple est d’opter pour une solution logicielle BPM qui soit aisément manipulable. Pour cette raison, les collaborateurs doivent impérativement pouvoir changer le workflow, les tableaux de bords, les widgets, etc. au gré de leurs envies.
5. Un logiciel BPM dans votre budget, c’est mieux
Impossible d’échapper à l’aspect financier. Au moment d’acheter un logiciel BPM, il est nécessaire de tenir compte de vos finances. Faites le point avec votre comptable ou un analyste financier. De combien d’euros disposez-vous exactement pour faire l’acquisition de cet outil ? Attention à ne pas sous-estimer ou surestimer vos capacités financières.
De même, gardez la tête froide. Ne vous laissez séduire par des fonctionnalités innovantes qui vous seront peu utiles ou le discours d’un professionnel de la vente. Au moment de choisir votre outil, gardez en tête vos besoins réels et vos finances.
À ce jour, les logiciels BPM ont déjà aidé des millions d’entreprises à développer leur chiffre d’affaires. Pourquoi n’en serait-il pas de même de la vôtre ?
