Que ce soit dans le cadre de votre entreprise ou d’une collectivité auprès de laquelle vous êtes engagé, vous êtes amené à participer à des réunions (comité d’entreprise, conseil d’administration, comité directeur…). Et il vous faut donc en faire un compte rendu afin de compiler les différentes informations et décisions qui ont pu être prises pendant les entretiens entre les participants. Comment s’y prendre ? Peut-on faire appel à un prestataire pour déléguer la rédaction des comptes rendus ?
Compte rendu : ne pas confondre
La première chose importante est de ne pas se mélanger les pinceaux entre les différents moyens de compiler les informations d’une réunion. En effet, il existe plusieurs types de documents pouvant regrouper des informations plus ou moins factuelles liées à une réunion, à un entretien ou à une prise de décision : outre le procès-verbal et le rapport, il est aussi possible de rédiger un compte-rendu de vos réunions !
En ce cas, le but est réellement informatif. Ce type de document n’a pas pour but de consigner tous les faits et gestes, toutes les conversations et remarques des uns et des autres mais de récapituler les grandes lignes de ce qui a été dit pendant votre réunion. Sauf bien sûr si vous voulez une retranscription intégrale ou un compte rendu exhaustif. Mais si vous optez pour un document optimisé, ne mentionnez que les grandes décisions et les faits marquants de votre meeting.
Comment le rédiger
Pour bien rédiger son compte rendu il faut avant tout avoir un esprit de synthèse, c’est-à-dire savoir reconnaître les événements marquants et réellement importants de votre réunion afin de les mettre en avant et de pouvoir les communiquer à qui de droit. Ce document peut être consulté par tout un chacun dans le cadre d’une réunion de mairie ou par la presse lorsqu’il s’agit d’une grande entreprise, ou encore par tous les salariés si c’est un procès-verbal de comité d’entreprise. Il faut donc que celui-ci soit clair, concis et apporte les informations les plus pertinentes.
En général, il est conseillé d’avoir quelqu’un de particulier pour rédiger ce type de documents car ils demandent une concentration particulière, mais il est évidemment possible de le dresser vous-même à condition de faire bien attention aux oublis !
Une fois rédigé, le compte rendu doit pouvoir être consulté par toute personne qui pourrait avoir un intérêt à être informé des grandes décisions prises pendant votre réunion ou votre discussion, il doit donc être mis à disposition des différentes personnes concernées.
Faire appel à un prestataire
L’autre solution est évidemment de faire appel à un prestataire, que ce soit un rédacteur, un scribe professionnel ou une société. En effet, de plus en plus d’entreprises spécialisées dans la rédaction de comptes rendus proposent leurs services à des responsables ayant besoin d’aide pour la rédaction de leurs comptes rendus de réunions notamment lorsque celles-ci sont particulièrement techniques et détaillées.
Faire appel à un prestataire est alors une bonne solution puisque vous disposez d’un professionnel dont le rôle se limite à la rédaction d’un résumé, d’une synthèse de vos discussions, et vous gagnez le plus souvent en clarté. Faire appel à une agence extérieure vous permet aussi d’avoir un nouveau regard et d’avoir accès à une méthode de rédaction professionnelle et peut-être plus compréhensible pour ceux qui ne font pas partie de votre entreprise !
