En matière de transformation digitale, la dématérialisation est une des étapes que les PME doivent franchir. Cette dématérialisation concerne la plupart des services d’une entreprise et les pièces comptables font partie des documents devant être dématérialisés. Pour les fournisseurs qui travaillent avec l’Etat, la dématérialisation des factures fournisseurs est désormais devenue une obligation.
La dématérialisation des factures fournisseurs et les marchés publics
Actuellement, l’Etat exige la dématérialisation des factures fournisseurs à toutes les entreprises qui travaille avec lui. En effet, pour les fournisseurs de l’Etat et ceux des collectivités publiques, l’Etat a mis en place un portail numérique appelé « Chorus Pro ». C’est une plateforme officielle en ligne que tous les fournisseurs doivent utiliser pour envoyer des factures numérisées. C’est une obligation qui concerne ce type de fournisseurs, qu’ils soient de grandes entreprises, des personnes publiques, des PME, des TPE ou encore des ETI, d’où, entre autres, la nécessité de la dématérialisation des factures fournisseurs.
Certes, ce n’est pas encore une obligation pour toutes les entreprises, mais c’est également une manière, pour l’Etat, de les inciter à entamer progressivement l’inévitable transformation numérique. En effet, dans l’Hexagone, nombreuses sont encore les entreprises qui hésitent à franchir le pas malgré les innovations technologiques en termes de dématérialisation. A ce propos, depuis la loi de 2017 autorisant les entrepreneurs à dématérialiser des documents, de nombreux prestataires en la matière ont mis sur le marché différents logiciels, outils numériques ou services en ligne, entre autres pour la dématérialisation des factures fournisseurs.
Les nombreux avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs
En dehors de ces enjeux réglementaires, la dématérialisation en général est à la fois un procédé numérique et une politique de travail différente qui facilite grandement la gestion de tous les documents au sein d’une entreprise. De plus, elle peut être mise en place dans n’importe quel service, notamment dans le service comptabilité. La dématérialisation des factures fournisseurs et des notes de frais est actuellement la plus courante, mais d’autres documents et justificatifs peuvent être également dématérialisés.
Dans tous les cas, la dématérialisation permet aux entreprises d’optimiser leur organisation interne, de fluidifier le travail, de réduire, voire éviter les erreurs de saisie. Par ailleurs, c’est un procédé qui permet de gagner du temps et de l’argent, car la gestion des documents papiers nécessite une mobilisation de plusieurs salariés, une organisation logistique et aussi des dépenses liées à cette lourde gestion. Enfin, une fois numérisés, les documents sont facilement accessibles, traçables et sécurisés. Il est important de savoir également que la dématérialisation des documents contribue forcément à la préservation de l’environnement et à la réduction de l’empreinte carbone.
Dans tous les cas, même si la dématérialisation de documents apporte beaucoup d’avantages aux entreprises, sa mise en place ne s’improvise pas. C’est pourquoi, il est plus judicieux de toujours faire appel à un professionnel afin de trouver la bonne solution numérique qui correspond aux besoins et à la situation de l’entreprise. Dans la dématérialisation des factures fournisseurs, par exemple, la mise en place de la signature électronique est primordiale. Une question de sécurité et de légalité qui, en aucun cas, ne doit pas être négligée.
