Pour une boutique, un encaissement rapide est un enjeu à ne pas négliger dans la satisfaction des clients. Ces derniers gardent en effet un souvenir de leur passage à la caisse. S’ils y ont passé une demi-heure à cause de l’inefficacité de votre personnel ou de votre logiciel de gestion de caisse, soyez sûr qu’ils n’y mettront plus les pieds. Si vous pensiez alors que la qualité d’accueil et la convivialité dans les magasins sont les seuls critères qui pèsent dans la balance pour la fidélité des clients, il est temps d’y repenser sérieusement. Soyez sûr que le temps d’attente dans vos magasins sera minimisé pour que les consommateurs gardent le meilleur souvenir de vos services. Pour cela, l’utilisation d’un logiciel de caisse Fastmag efficace pour l’encaissement aide grandement.
Quels doivent être vos critères de sélection de votre solution d’encaissement ?
1er critère de choix : les fonctionnalités de logiciel de caisse enregistreuse ERP
Choisir une solution d’encaissement ERP n’est pas si évident que l’on le pense, car chaque boutique a finalement des besoins assez simples, mais spécifiques. Dans la plupart des cas, les commerçants pensent qu’il suffit de choisir un logiciel caisse basique, car de toute façon, il propose des fonctionnalités similaires. Erreur ! Vous exercez une activité spécifique, donc vous avez des besoins propres à vous. Bien sûr, votre logiciel doit être doté de toutes les fonctionnalités de base, mais cela n’est plus suffisant.
Ceci étant dit, tâchez de choisir un logiciel spécifique qui garantit une relation étroite avec le client. Pour cela, posez-vous les bonnes questions.
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Quel accès à la fiche client propose le logiciel ?
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Quelles possibilités vous offre-t-il ?
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Est-ce qu’il vous permet de fidéliser les consommateurs ?
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Les historiques des achats sont-ils exploitables ?
- Etc
Pour faire simple, un logiciel d’encaissement de magasin doit aussi vous permettre des opérations commerciales en plus de la facilité des transactions.
Mais une caisse magasin logiciel peut aussi exécuter la gestion de stock au sein de votre commerce. Quand on parle de gestion de stock, on fait notamment référence aux inventaires. Puisque l’outil permet de suivre en temps réel votre vente, il permet la continuité du suivi de votre stock. Les éventuelles ruptures de stock se trouvent ainsi évitées.
2e critère de choix : un logiciel d’encaissement adapté à ses activités
Qu’il s’agisse d’un logiciel pour vous accompagner dans le traçage de votre vente ou dans la sécurité de vos transactions ou les deux à la fois, il doit avant tout s’adapter à votre type de commerce. En toute évidence, une caisse enregistreuse logiciel pour un institut de beauté ne sera pas la même qu’une caisse enregistreuse logiciel pour un distributeur de denrées alimentaires.
Aussi, vous choisirez le logiciel adapté à votre point de vente et à votre activité e-commerce si vous en avez une. L’unification des activités en ligne sur le site e-commerce et dans le point de vente est idéale pour faciliter les tâches au quotidien.
Ceci étant dit, vous devez être attentif sur ce détail en choisissant votre logiciel. Pour éviter de vous perdre la tête avec les commandes réalisées en boutiques et en ligne, assurez-vous que leur gestion se fasse sur une même plateforme, qui n’est autre qu’une solution de gestion de commerce unifiée.
3e critère de choix : la conformité à la législation en vigueur
L’utilisation d’une caisse enregistreuse est régie par la loi, et ce depuis 2018. Votée en 2016, une loi encadrant les logiciels pour caisse a été mise en vigueur en 2018. Depuis cette date, tous les logiciels doivent répondre à quatre critères principaux pour être certifiés conformes à la réglementation :
• Garantir l’inaltérabilité des données personnelles des clients
• Prendre au sérieux la sécurité des données personnelles
• Garantir la conservation des données personnelles
• Assurer l’archivage des données des consommateurs
Ainsi, l’éditeur du logiciel doit être capable de fournir une certification de conformité.
Le coût, la boussole de votre prise de décision
Il n’est pas toujours évident d’estimer le coût réel d’un logiciel de gestion de caisse pour la bonne raison que plusieurs critères entrent en jeu. Effectivement, le modèle initiale de licence, l’abonnement et les frais de maintenance ont un impact sur votre trésorerie, d’où l’importance de savoir bien comparer les offres disponibles avant de faire le choix. Cependant, il faut savoir bien comparer, car la caisse enregistreuse la moins chère n’est pas forcément le bon compromis. Soyez attentif sur les services inclus dans le prix proposé. Si les maintenances ne sont pas encore facturées, prenez le temps d’y penser deux fois, car votre logiciel aura besoin d’être mis à jour plus tard. Cela en va de même pour les éventuels services similaires à son bon fonctionnement.
Pour votre information, certains éditeurs proposent des prix de licence alléchants en veillant soigneusement à ne pas y inclure les services de maintenance. Si c’est le cas, attendez-vous à débourser une petite fortune lors des éventuels problèmes et mises à jour, car il souhaiterait certainement compenser le prix d’achat avec les frais de maintenance.
Cela dit, vérifiez si les services suivants sont inclus dans la facture ou non :
- l’accès à l’assistance téléphonique,
- l’accès aux évolutions du logiciel,
- le service web,
- mail, etc.
Dans tous les cas, toutes les évolutions ultérieures sur le logiciel doivent toujours être en conformité avec la législation. Cela vous permet d’éviter tout litige avec la RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) en cas de contrôle. En d’autres termes, tout est pensé pour que vous puissiez profiter pleinement de tous les avantages proposés par le logiciel de votre choix.
Découvrez la fiche Fastmag, logiciel d’encaissement en mode Saas.
