La gestion de la comptabilité et notamment des innombrables factures d’une entreprise requiert de la minutie et de la rigueur. Cette activité fait partie des plus difficiles dans la vie d’une entreprise. La France a en effet de nombreuses règles en la matière. Pour les rendre plus accessibles, de nombreuses solutions informatiques sont disponibles sur le marché. Il s’agit des logiciels de facturation. Comment bien choisir son logiciel de facturation en 3 étapes ? Cet article va vous proposer des pistes pour faire un choix, le bon.
Un logiciel de facturation, c’est quoi ?
Un logiciel de facturation est un programme informatique qui aide dans la gestion des factures et leur édition de façon automatique. Autrefois limitées à l’édition de factures, les fonctionnalités d’un logiciel de facturation s’étendent entre autres aujourd’hui à l’enregistrement des clients. Il suffit ensuite de faire une recherche pour les retrouver. Des délais et modes de paiement peuvent par ailleurs leur être attribués.
Un logiciel de facturation peut également permettre de produire des devis puis de les transformer en factures. Il est également aujourd’hui possible d’avoir, avec ce genre de programme, l’état de ses factures, de ses impayés ou de ses règlements à travers un tableau de bord. Quels sont les critères qui doivent être considérés pour choisir un logiciel pour sa facturation ?
Comment choisir son logiciel de facturation : 3 étapes essentielles
Le choix de son logiciel de facturation ne se fait pas au hasard. Avant d’opter pour un logiciel de facturation, il faut tenir compte de 3 critères qui peuvent également être vus comme des étapes :
- Prendre une solution qui respecte les normes ;
- Opter pour un programme qui est ergonomique et personnalisable ;
- Préférer un service après-vente (SAV) rapide et efficace.
Un logiciel de facturation qui respecte les normes en vigueur, c’est mieux
En matière de facturation, la législation française reste très tatillonne. Plusieurs règles sont en effet imposées aux entreprises. L’identité du client, à savoir le nom, la société, la TVA ou encore l’adresse doit figurer sur la facture. Il en est de même pour l’identité du prestataire de service ou du vendeur.
Le logiciel de facturation choisi doit en outre tenir compte de la loi antifraude du 1er janvier 2018. L’utilisation d’une application non certifiée peut en effet vous coûter jusqu’à 7 500 € d’amende. Vous courrez le risque de subir une nouvelle amende du même montant, si vous ne corrigez pas l’écart constaté au préalable dans un délai de 60 jours. Il faut donc vérifier si le logiciel de facturation est muni de certification NF-525 ou LNE avant de l’acheter.
Un logiciel ergonomique et personnalisable est plus facile à utiliser
Un bon logiciel de facturation est un logiciel simple d’utilisation. Garantissez donc une utilisation facile et intuitive de votre logiciel de facturation en optant pour un programme dont la formation, pour en appréhender toutes les fonctionnalités, ne doit durer qu’une ou deux heures maximales. Hormis l’ergonomie du logiciel de facturation, les factures qu’il édite doivent être personnalisables. La possibilité d’insérer votre charte graphique ou votre logo doit être donnée.
Le paramétrage doit par ailleurs vous permettre d’enregistrer au préalable vos produits et vos services, pour l’édition de factures ou de devis plus aisée et rapide. Testez donc votre logiciel de facturation avant de le prendre. Il y a d’ailleurs plusieurs logiciels qui offrent des versions d’essai sur une période allant de 7 à 30 jours. Certaines fonctionnalités ne seront généralement pas disponibles dans cette version.
Un service après-vente disponible et efficace
Le service après-vente est un volet essentiel, pourtant négligé, lors du choix d’un logiciel de facturation. Avoir un support en cas de dysfonctionnement mineur ou grave peut vous éviter des pertes de données sensibles. Ce service peut se matérialiser de différentes manières selon la solution. Il va d’une simple adresse électronique à l’assistance en temps réel. Parcourez les tests et les commentaires laissés à propos du logiciel de facturation pour vous faire une idée.
