Les salariés réalisent quotidiennement des notes de frais après des dépenses professionnelles. Ils doivent alors suivre des procédures souvent contraignantes. Le temps perdu est aussi important pour l’ensemble des collaborateurs qui doivent créer et contrôler ces notes professionnelles. Aujourd’hui, des solutions existent pour optimiser ces démarches et permettre aux chefs d’entreprise de gagner du temps et d’améliorer la productivité de leur activité professionnelle.
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Un logiciel adapté aux dépenses professionnelles pour gagner du temps
Aujourd’hui, il existe un logiciel de note de frais spécialement conçue pour optimiser vos dépenses. Cette dernière vous permet de disposer d’une plateforme en ligne accessible depuis votre ordinateur ou votre smartphone afin de créer vos notes de frais en quelques clics.
Dans un premier temps, les notes peuvent être réalisées rapidement. En effet, en tant que salarié, il faut simplement prendre en photo votre justificatif. Pour obtenir un remboursement de la part d’une entreprise, il est important de suivre les consignes imposées par la loi. Ces frais doivent être réalisés uniquement dans un but professionnel et surtout, ils doivent rester proportionnés à l’activité de l’entreprise.
Ensuite, il est important d’avoir des justificatifs pour justifier simplement vos notes de frais. Ces derniers peuvent être des tickets de restaurants ou encore des factures. L’application numérique permet d’avoir seulement à prendre en photo votre justificatif et les éléments importants s’ajoutent automatiquement à la plateforme. Un gain de temps important dans le monde de l’entreprise pour bien gérer vos dépenses professionnelles !
En définitive, il faut la combinaison de trois éléments pour permettre le remboursement :
- Une dépense réalisée dans un cadre professionnel,
- Un montant proportionné à l’activité de l’entreprise,
- Un justificatif du paiement.
À noter : les indemnités kilométriques sont faites à condition d’obtenir l’ensemble des éléments justificatifs. Il faut alors donner au logiciel : le motif du déplacement, le lieu de la mission, le nombre de kilomètres effectués et la puissance fiscale du véhicule. Généralement, il faut également donner la copie de la carte grise.
Il faut aussi savoir que les notes de frais ne sont pas concernées par les charges sociales. Ces dernières sont alors particulièrement contrôlées par les organismes compétents. Il est donc particulièrement important de suivre soigneusement les obligations légales pour ne pas avoir de redressement.
Les supérieurs hiérarchiques peuvent alors suivre en temps réel les informations ajoutées par les collaborateurs. De cette façon, les étapes obligatoires sont aussi simplifiées. Les avantages sont aussi présents du côté des supérieurs.
Faciliter la vision globale des dépenses professionnelles avec un logiciel performant
Investir dans un logiciel adapté permet aux chefs d’entreprise de gagner en expertise et en vision stratégique. En effet, les dépenses doivent être régulièrement contrôlées. Il faut suivre leur évolution et connaître parfaitement son budget pour ne pas se sentir dépassé.
Ainsi, avoir un logiciel qui centralise l’ensemble des informations est déjà un atout non négligeable. En plus, cet outil numérique permet d’avoir accès à des statistiques et à des tableaux qui retracent l’ensemble des notes de frais de votre entreprise sur une période particulière. Généralement, les notes sont établies à la fin de chaque mois comme le précise le site lecoindesentrepreneurs.fr.
De cette façon, le chef d’entreprise peut visualiser rapidement les dépenses professionnelles réalisées au sein de l’entreprise et prendre des actions différentes. C’est aussi l’occasion d’animer ses réunions professionnelles avec des supports concrets. Grâce au logiciel numérique spécialisé dans la gestion des notes de frais, vous pouvez directement exporter vos tableaux de bord.
Ainsi, il est toujours utile d’investir pour son entreprise dans un logiciel de gestion des dépenses professionnelles adapté pour optimiser son activité professionnelle au quotidien.
