Le mouvement global de digitalisation est lancé depuis quelques années au sein des organisations, administrations et entreprises. Cette transformation digitale enclenchée depuis 2012 dans la plupart des grands groupes nationaux et internationaux s’est très rapidement étendue.
Au regard de la taille des enjeux de la digitalisation, de nombreux acteurs se sont positionnés sur la mutation digitale comme des startups, des agences digitales, etc. Dès lors, plusieurs techniques, dont la signature électronique, naissent aux fins de dématérialiser un certain nombre de tâches administratives.
Qu’est-ce que la transformation digitale et quel en est l’intérêt ?
L’expression est presque devenue un fourre-tout. Il est donc important d’en repréciser le sens et aussi tout l’intérêt qu’il porte.
La transformation digitale en quelques mots
La transformation digitale désigne le passage d’une économie ou d’un processus essentiellement matériel, à une organisation dématérialisée qui s’appuie sur des échanges de données telles que l’e-commerce, les bases de données sur serveurs, les monnaies virtuelles, les contrats électroniques ou le bail numérique sur www.bail numerique.fr.
S’il fallait résumer ce qu’est la transition digitale, on dira qu’elle consiste en la généralisation du passage à l’état numérique des données, des activités et autres supports qui demeuraient jusqu’alors à l’état physique. L’un des exemples de cette transition reste la signature électronique proposée par des plateformes comme Universign.
L’intérêt de la transformation digitale
On peut noter plusieurs arguments qui sous-tendent la transformation digitale. Parmi les plus importants, on note premièrement la réduction des coûts. Il s’agit sans doute du plus évident de tous les enjeux de la dématérialisation. Elle permet de diminuer le besoin en ressources matérielles et financières pour un objectif donné dont le résultat aurait été identique si les ressources matérielles n’avaient pas changé.
Autrement, la digitalisation optimise l’organisation et le fonctionnement interne des entreprises en diminuant les coûts de production. Zéro papier, zéro enveloppe, placards vides, le travail en entreprise devient optimal. La dématérialisation va même plus loin pour intégrer des procédés de signature électronique.
Comme second argument, on distingue l’accélération des délais. Si la transformation digitale offre un gain d’espace, elle offre aussi et avant tout un gain considérable de temps. La réactivité en entreprise est aujourd’hui une valeur prépondérante pour accroître son chiffre d’affaires. Et la dématérialisation offre de précieux moyens permettant d’accélérer les processus internes au sein des entreprises. Ce n’est donc pas que le travail qui est optimisé, mais également la relation client.
Quels sont les chantiers actuels de la transformation digitale ?
La transition digitale passe principalement, entre autres, par celle des documents habituellement signés à la main. C’est le cas des factures, des contrats, des mandats, des documents administratifs et comptables internes. La transformation digitale touche tous ces documents administratifs et bien plus encore.
La signature électronique : de quoi s’agit-il ?
Elle est associée à un certificat numérique qui permet d’identifier le signataire, d’apposer sur un document électronique un accord à valeur juridique et de sceller le document afin d’en garantir l’intégrité. La signature électronique représente ainsi une véritable technique d’authentification des documents et actes, et répond à des impératifs aussi bien pratiques, juridiques que techniques. C’est une signature à part entière, lorsque les critères qui la caractérisent sont remplis.
La signature électronique joue ainsi les mêmes fonctions que la signature manuscrite dans la transformation digitale, notamment :
- une fonction d’identification du signataire : on peut identifier de manière certaine la personne physique ou morale qui a apposé sa signature ;
- une fonction de validation de l’acte : le document ainsi signé a une valeur contraignante vis-à-vis de ses signataires ;
- une fonction de certification de l’intégrité du document ;
- et une fonction de non-répudiation : le signataire ne peut dédire son consentement.
Quelles sont les typologies de signatures électroniques ?
Il faut distinguer trois formes de signature électronique qui sont :
- la signature électronique simple : cliquer sur un bouton peut suffire à apposer une telle signature et conclure un contrat électronique. La transformation digitale de la signature a dans ce cas une valeur juridique qui dépend de la procédure d’authentification du signataire mise en place. Cependant, une signature électronique simple peut être facilement contrefaite et donc contestée devant un tribunal. Elle ne bénéficie pas d’une présomption de validité ;
- la signature électronique avancée : elle est plus difficile à contrefaire qu’une signature simple et sa fiabilité est présumée devant un tribunal ;
- la signature électronique qualifiée : elle répond aux mêmes exigences que la signature avancée, mais veut que l’identité du signataire soit préalablement vérifiée auprès d’une autorité de certification approuvée par le gouvernement. Dans la transformation digitale des signatures, c’est le niveau le plus fiable.
